Formvorschriften für geschäftliche Korrespondenz

Sämtliche Kapitalgesellschaften, im Handelsregister eingetragene Personengesellschaften sowie Einzelunternehmer müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe (zum Beipsiel Angebote, Rechnungen, Bestell- und Lieferscheine, Auftrags- und Anfragebestätigungen usw.) schon immer bestimmte handels- und gesellschaftsrechtliche Formvorschriften beachten.

Durch das am 1. Januar 2007 in Kraft getretene Gesetz über das elektronische Handels- und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) wurde nicht nur das Handelsregisterverfahren umfassend reformiert, sondern es wurde auch der Anwendungsbereich der bislang ausschließlich für schriftliche Geschäftsbriefe geltenden Formvorschriften auf alle Arten geschäftlicher Korrespondenz erweitert. Zu den von der Neuregelung betroffenen Dokumenten gehören insbesondere elektronische Dokumente wie E-Mails und Faxe.

Demnach müssen nun sämtliche, an Geschäftspartner gerichtete, geschäftlichen Dokumente, gleich welcher Übermittlungsform, die folgenden Mindestangaben enthalten:

• die vollständige Firmierung in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut, Vor- und Familienname des Inhabers des Unternehmens,
• die Rechtsform (Abkürzung ausreichend: OHG, KG, KG aA, GmbH & Co. KG, GmbH, AG),
• den Sitz des Unternehmens (ladungsfähige Anschrift, nicht nur Postfachadresse),
• das zuständige Handelsregister sowie
• die Handelsregister-Nummer.

Bei einer GmbH oder einer AG sind zusätzlich noch

• die Vor- und Familiennamen sämtlicher Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder und gegebenenfalls. der Vor- und Familienname des Aufsichtsratvorsitzenden

anzugeben. Vom Erfordernis dieser Mindestangaben ausgenommen sind lediglich formularmäßige Mitteilungen innerhalb einer bestehenden Geschäftsverbindung, an einen unbestimmten Personenkreis gerichtete Werbeschriften oder -mailings sowie interne Korrespondenz zwischen verschiedenen Abteilungen, Filialen oder Niederlassungen eines Unternehmens.

Gewerbetreibende und nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts

Für Gewerbetreibende und nicht im Handelsregister eingetragene Gesellschaften bürgerlichen Rechts gelten die oben dargestellten Formvorschriften nicht. Vielmehr bestimmt sich der Umfang der Pflichtangaben für die geschäftliche Korrespondenz dieser Gewerbebetriebe allein nach § 15b GewO. Danach ist bisher auf allen Geschäftsbriefen, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind,

• der Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname des/ der Gewerbetreibenden

anzugeben. In diesem Zusammenhang ist darauf hinzuweisen, dass ein Gewerbetreibender seinem Vor- und Familiennamen eine neutrale Branchenbezeichnung oder Tätigkeitsangabe hinzufügen kann. Dabei ist jedoch zu beachten, dass dadurch nicht der Eindruck einer kaufmännischen Firma erweckt wird. Die Verwendung von Kaufmanns- oder Gesellschaftszusätzen sind daher nicht gestattet. Eine nicht im Handelsregister eingetragene BGB-Gesellschaft muss auf ihren Geschäftsbriefen die Vor- und Familiennamen aller beteiligten Gesellschafter benennen. Der Zusatz „Gesellschaft bürgerlichen Rechts“ oder „GbR“ ist nicht erforderlich aber zulässig.

Die Vorschrift des § 15b GewO ist nun jedoch vom Gesetzgeber durch das Gesetz zur Neuregelung des Versicherungsvermittlerrechts mit Wirkung zum 22. Mai 2007 dahingehend abgeändert worden, dass ab dem genannten Stichtag zusätzlich

• eine ladungsfähige Anschrift des/ der Gewerbetreibenden

auf dem Geschäftsbrief angegeben werden muss. Durch diese Neuregelung will der Gesetzgeber eine bessere Identifizierbarkeit von Unternehmen erreichen und zur Gleichbehandlung im Hinblick auf die Publizitätspflichten von im Handelsregister eingetragener Unternehmen beitragen.

Rechtsfolgen bei Formverstößen

Unternehmen, welche die neuen gesetzlichen Formvorschriften auf ihren Geschäftsbriefen nicht befolgen, müssen mit empfindlichen Geldbußen rechnen. So können Gewerbetreibende und Gesellschafter einer nicht im Handelsregister eingetragenen GbR eine Ordnungsstrafe von bis zu 1.000 Euro auferlegt bekommen. Im Handelsregister eingetragene Unternehmen kann das Handelsregistergericht sogar mit einem Zwangsgeld von bis zu 5.000 Euro belegen. Zudem besteht die Gefahr einer wettbewerbsrechtlichen Abmahnung und der damit zusammenhängenden Gebühren von bis zu 2.000,00 Euro.

Dabei ist allerdings von den Gerichten bislang noch nicht abschließend geklärt, inwieweit ein Verstoß gegen die Pflicht zu Geschäftsangaben überhaupt eine rechtlich erhebliche Beschränkung des Wettbewerbs darstellt.

Um der Gefahr eines drohenden Zwangsgeldes zu entgehen und um einer Abmahnung erst gar keine Angriffsfläche zu geben, ist es jedoch empfehlenswert, von vornherein die dargestellten Formvorschriften einzuhalten. Unserer Ansicht nach dürfte es insbesondere sinnvoll sein, die mitzuteilenden Angaben auch in eventuell bereits bestehende E-Mail-Signaturen zu integrieren.